Ejecucion/Gestion del Cambio
De GuiaMigraciones
Contenido |
Gestión del Cambio
Objetivo de esta fase
Asegurar una adecuada transición al nuevo entorno
Procedimientos
- Mejorar la gestión de la migración
- Potenciar la flexibilidad y agilidad del proceso
- Facilitar la recepción de los usuarios
Mejorar la gestión de la migración
Resumen
Una adecuada planificación y tratamiento de los procesos durante la migración facilita la consecución de los objetivos.
Justificacion
Garantizar el correcto desarrollo de los procesos de la migración
Objetivos
- Asegurar la correcta ejecución de los procesos
Requerimientos del sistema
- PEE
Descripción del sistema
Antes de comenzar la fase de ejecución debemos tener claro el proceso y el tratamiento adecuado, tanto de los usuarios como de los sistemas. Esta planificación previa genérica, desarrollada por medio del PEE y que permitió generar los perfiles y escenarios, la adaptamos a las situaciones particulares que se presentan en cada caso.
Procedimiento de uso
- Analizar los procedimientos descritos en el PEE para su aplicación concreta en los perfiles y escenarios genéricos.
- Planificar cada migración particular analizando los datos disponibles sobre cada puesto y usuario.
Potenciar la flexibilidad y agilidad del proceso
Resumen
La agilidad a la hora de adaptar el proceso a las situaciones inesperadas asegura su éxito.
Justificacion
Mejorar la gestión de las modificaciones al proceso durante la ejecución.
Objetivos
- Agilizar el tratamiento de las modificaciones
Requerimientos del sistema
- PEE
- Base de Conocimientos
Descripción del sistema
Durante la ejecución del proceso hemos encontrado algunas situaciones problemáticas imposibles de detectar en la fase de análisis. La adecuada respuesta y adaptación a estas situaciones nos ha permitido llevar a buen término el proceso. En estos casos ha sido muy importante determinar de forma rápida el origen del problema y su solución, para evitar ralentizar la ejecución de todo el proyecto. Para lograrlo, nos hemos basado tanto en el conocimiento conjunto de los miembros del equipo de migración como en los sistemas de soporte al usuario, que nos han permitido catalogar e indexar adecuadamente las soluciones concretas que hemos creado para atajar las incidencias. Esta base de conocimientos nos permite solucionar de forma inmediata cualquier posterior ocurrencia de la situación. De igual manera, el habernos enfrentado a estas situaciones nos proporciona los conocimientos adecuados para atajarlas de la manera correcta en las fases iniciales de los posteriores proyectos.
En este aspecto es muy importante que identifiquemos de manera adecuada los problemas nuevos, dado que en algunos casos puede ocurrir que unos síntomas desconocidos, sean fruto de un mismo origen y por lo tanto ya posean una solución identificada. Para esto, procuramos que la base de conocimientos de soporte tenga un análisis lo más detallado posible de las incidencias detectadas, sus implicaciones y sus soluciones, permitiéndonos una mayor agilidad a la hora de localizar la solución.
Procedimiento de uso
- Identificar los problemas nuevos de manera correcta, diferenciándolos adecuadamente de los problemas conocidos y ya solucionados.
- Localizar la solución por medio de los conocimientos y experiencia de los miembros del equipo.
- Depurar y protocolizar la solución encontrada para su correcta localización y ejecución en futuros casos.
- Actualizar la documentación para detectar con precocidad casos similares en futuros procesos de análisis.
Facilitar la recepción de los usuarios
Resumen
La correcta gestión del tratamiento al usuario facilita su aceptación del proceso.
Justificacion
Mejorar la transferencia de la información al usuario genera una mejor actitud ante la migración.
Objetivos
- Mejorar el trato con el usuario
- Facilitar su predisposición al proceso de migración
Requerimientos del sistema
- PEE
- Análisis de datos
Descripción del sistema
En último término, el destinatario del proceso de migración es el usuario final del sistema. Dado que los usuarios por lo general son reticentes al cambio, hemos llevado a cabo un proceso de transición lo más suave posible. Es importante por lo tanto asegurar la participación e implicación de los usuarios en el proceso.
En primer lugar, el principal punto que provoca el rechazo de los usuarios es la desinformación. Si el usuario no conoce y comprende las razones y ventajas que conlleva el proceso de migración, no nos va a facilitar la ejecución del mismo. Por lo tanto, lo primero que hemos tenido en cuenta es la disponibilidad de información sobre el proceso, desde el primer momento del mismo. Para ello, y mediante el plan de comunicación, hemos realizado una tarea informadora que permite a los usuarios estar al tanto de la evolución. La comunicación con los usuarios permite identificar sus inquietudes y dudas con antelación, con lo que hemos podido tomar las decisiones adecuadas de cara a resolver estos problemas.
En el mismo aspecto, la formación sobre el uso de las nuevas herramientas es básica para la correcta transición. Esto lo hemos logrado tanto ofreciendo de forma directa formación sobre el uso de las herramientas (tanto en grupo como de forma individual), como facilitando una transición gradual que permita adaptarse al usuario al nuevo entorno a un ritmo progresivo. En concreto, antes de llevar a cabo el proceso de migración, se lleva a cabo un proceso de adaptación al nuevo entorno, mediante la instalación en el entorno privativo de las aplicaciones libres que va a tener en el sistema migrado final, permitiendo de esta forma que se vaya familiarizando con las mismas a un ritmo suave. También hemos tenido en cuenta que los primeros momentos con el sistema migrado son los más conflictivos, dado que el usuario se encuentra en un entorno desconocido, y tiene miedo de no saber que hacer. En estos casos nos hemos esforzado en mostrarle que los conocimientos previos que posee en el uso del sistema privativo son de aplicación directa en el nuevo entorno. El matiz que supone el plantear la migración no como un cambio radical sino como una adaptación de los conocimientos previos ha mostrado ser muy eficaz de cara a la aceptación de los usuarios, al inducirles una adecuada sensación de seguridad al interactuar con el nuevo entorno.
También hemos tenido en cuenta el aspecto psicológico de la transición, intentado propiciar la cercanía entre el usuario y el equipo de migraciones. Si el usuario conoce a la persona concreta que desarrolla el proceso de migración de su sistema, tanto a nivel personal como de aptitudes profesionales, pierde gran parte del miedo que tiene al proceso, dado que tiene un rostro concreto al que acudir cuando se enfrente a un problema. Esta cercanía nos asegura que los usuarios tendrán claro cómo actuar cuando no sepan como desarrollar una acción, o se enfrenten a un problema desconocido.
Para esto, hemos procurado que la persona que desarrolla la visita de uso de cada usuario sea la misma que posteriormente le atiende en el resto del proceso. Dado que por lo general hemos trabajado en equipos, nos hemos asegurado de que el usuario conozca de forma directa a todos los implicados en el proceso, para que tenga la seguridad de que puede solicitarnos ayuda a cualquiera de nosotros.
Procedimiento de uso
- Mostrar cercanía en el trato al usuario.
- Procurar una continuidad en la interacción entre usuario y los miembros del equipo de migraciones.
- Formar adecuadamente a los usuarios en las herramientas.
- Facilitar al usuario el acceso a las herramientas libres con suficiente antelación.
Datos previos requeridos
- PEE
- Resultados del Análisis de datos
- Base de conocimientos del plan de Soporte
- Datos concretos de cada usuario
Incidencias habituales
En muchas ocasiones hemos comprobado que los usuarios evitan hacer consultas al servicio de soporte por creer que elevar demasiadas consultas supone un problema o una posible indicación de falta de aptitudes. Ha sido importante aclarar a los usuarios que el equipo está ahi precisamente para atenderles, y que no hay ninguna consulta poco importante. Dado que muchas veces los problemas que plantea el usuario ya han surgido con anterioridad, la resolución de estas situaciones es inmediata y produce una gran satisfacción en el usuario el obtener respuestas rápidas. Esto favorece la confianza en el equipo, y evita próximas situaciones de miedo al pedir la ayuda de los técnicos.
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